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司法書士業務の効率化・IT化

 本日は、私の事務所で行っている効率化・IT化の一環と思われる業務を備忘録がてら列挙しておく。
 数年後に見直したら、陳腐化しているものも多いと思われるが、それを確認するのも列挙しておく目的のひとつである。

 ・登記業務は、業者のソフトを利用する。
 ・顧客との打ち合わせは、電話だけでなく、メールも多用する。
 ・有線LANにより、事務所内の複数台のパソコンのデータを共有する。
 ・不動産登記の決済は、ノートパソコンとハンドスキャナーを持ち込み、決済現場でオンライン申請を行う。
 ・登録免許税の納付は、インターネットバンキングを利用する。
 ・スケジュール管理は、ウェブカレンダーを利用し、事務所スタッフ全員で共有する。
 ・TODOリストも、ウェブを利用し、事務所スタッフ全員で共有する。
  (上記とは別にプライベートのTODOリストも併用する。)
 ・メールは、ウェブメールを活用し、どのパソコンやスマートフォンからでも、アクセスできるようにする。
 ・債務整理の面談の際は、パワーポイントとモニターを活用し、ビジュアル的にも分かりやすい説明をする。
 ・事件の進捗状況をエクセルの一覧表で確認できるようにフォーマットを整えてる。
  (分割払いの和解書なども、連動して、すぐに印字できる。)
 ・残業代請求事件用に、始業時刻・終業時刻、給与額を入力すれば、残業代が算出されるエクセルシートを作成し、活用している。
 ・外出先でも、データ通信カードを利用し、ノートパソコンでインターネットにアクセスできる環境を整えている。
 ・預り金の清算も、特段の事情のない限り、インターネットバンキングを利用する。
 ・IP電話回線で遠方への電話を対応する。
 ・同職との会議ではスカイプも利用する。
 ・情報発信の手段として、ブログを活用する。
 ・情報収集や情報発信の手段として、ツイッターを活用する。


ひとつひとつ挙げてみると、自分で思っているほど、たいした工夫をしていない現実に気づいた。
(もちろん、ここには挙げていないアナログな部分での効率化もあるが。)
それにしても、まだまだ改善や工夫の余地がありそうだ。





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プロフィール

赤松 茂

Author:赤松 茂
あかまつ司法書士事務所
静岡県沼津市下河原町48番地

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【Mail】 quick-response@nifty.com

(平成26年5月に事務所移転しました。)

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